Codierungen im Arbeitszeugnis. Auf was müssen Sie achten!

Was sind eigentlich Codierungen in einem Arbeitszeugnis? Codieren bedeutet, dass man negative Qualifikationen versucht positiv zu formuliert. Zwar sind sich Arbeitsrechtsspezialisten einig, dass diese Codierungen verboten sind, weil sie damit gegen den Grundsatz der Klarheit im Zeugnis verstossen. Wenn nun in einem Arbeitszeugnis trotzdem Codierungen auftauchen, dann liegt es teilweise an der Unwissenheit der Arbeitgeber oder auch an ihrer Bequemlichkeit, da alte Vorlage übernommen werden. Auch wenn ein Unternehmen im Zeugnis schreibt, dass die Firma «auf Codierungen verzichtet», heisst das nicht auch automatisch, dass keine solchen vorhanden sind. Laut OR Art. 330a besteht der gesetzliche Auftrag, die Leistung und das Verhalten eines Arbeitnehmers in einem Arbeitszeugnis zu beschreiben.

Von Daniele Bardaro
Experte für Arbeitszeugnisse
Lesezeit 4 Minuten

Codierungen in Arbeitszeugnissen

Früher waren Codierungen noch weitverbreitet, auch weil die Arbeitgeber nicht immer sicher waren, wie sie ungenügende Leistungen korrekt formulieren sollen. Heute sind codierte Zeugnisse verboten.

Was sind Codierungen in Arbeitszeugnisse?

Codierungen in Zeugnissen heissen, dass der Arbeitnehmer etwas verschlüsselt ausdrücken will. Wenn in einem Zeugnis ein Satz wie «hat die zugeteilten Arbeiten zu unserer Zufriedenheit ausgeführt», bedeutete dies im Klartext, dass der Arbeitnehmer das Minimum verrichtete und nur genau das machte, was man ihm oder ihr sagte. Oder wird in einem Zeugnis folgender Satz erwähnt: «Herr Müller setzte Prioritäten und achtete auf die Termineinhaltung». Diese Formulierung ist ein klarer Hinweis auf seine Termintreue, bei der Herr Müller Probleme hatte.

Wie Codierungen in Arbeitszeugnissen vorbeugen?

Solch eine Formulierung kann einen Arbeitnehmer wesentlich bei der Stellensuche einschränken und bei einer Bewerbung in Erklärungsnot bringen. Vermehrt gehen Firmen gegen solche Formulierungen vor und schreiben ihre Arbeitszeugnisse um. Die Erklärung «Unser Unternehmen bekennt sich zu uncodierten Formulierungen» sollte trotzdem mit grosser Vorsicht genossen werden. Denn der Teufel steckt bekannterweise im Detail und die Erfahrung hat gezeigt, dass viele Firmen auch ohne böse Absichten und unbeabsichtigt immer noch Zeugnisse abfassen, die falsch aufgefasst werden können, auch wenn Firmen davon ausgehen, ein Zeugnis uncodiert zu schreiben. Daher empfiehlt es sich, bei Unsicherheiten Ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis professionell prüfen zu lassen.

Beispiele von codierten Zeugnissen

Absolut alarmiert sollte man sein, wenn im Zeugnis eine Formulierung steht wie «er bemühte sich die Arbeiten …» oder «sie gab bei der Ausübung der Aufgaben stets ihr Bestes.». Denn diese besagt ganz klar, dass die Leistung unterdurchschnittlich war. Solch eine Formulierung sollte unbedingt vermieden werden. Denn hier wird nicht das Resultat der Arbeit bewertet, sondern nur der Wille zur Arbeit.

Auch ein Klassiker ist, «Eines ihrer Stärken war, sich aktiv im Team zu integrieren». Dieser Satz sagt nichts über ihre konkrete Teamfähigkeit aus und es kann davon ausgegangen werden, dass die Person im Team ihr Mühe hatte.  

Eine weitere Codierung stellt dieser Satz dar: «Herr Müller war bei der Entscheidungsfindung zurückhaltend und nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten konnte er die Folgen und Handlungen richtig abschätzten.» Ein solcher Satz zielt auf eine Unselbstständigkeit und keine Abschätzung der Handlungen bei der Ausübung seiner Aufgaben. Lesen Sie den Artikel von Daniele Bardaro auf Argovia Today, worauf Sie bei einem Arbeitszeugnis achten sollen.

Auch als Codierung oder versteckte Hinweise können nichts aussagende oder nicht bewertete Sätze gelten. «Er erkannte Probleme in seinem Aufgabenbereich und setzte sich für die Lösungsfindung ein». Bei diesem Satz wird ausgesagt, dass sich die Person für die Lösungsfindung eingesetzt hat. Jedoch sagt der Satz nicht aus, ob die Person Probleme auch effektiv lösen kann oder dazu sich stets einsetzt, aber für eine effektive Lösungsfindung Unterstützung benötigt.

Welche Angaben dürfen in Arbeitszeugnissen nicht vermerkt werden?

Zu den unzulässigen Formulierungen gehören insbesondere Vermerke, die über eine Beurteilung der reinen Arbeitsleistung hinausgehen. Dazu gehören etwa folgende Anmerkungen:

• Ereignisse, die nur einmal stattfanden und keine schwerwiegenden Folgen hatten, dürfen nicht aufgeführt werden
• Sämtliche Angaben von privaten Details, wie Bsp. Parteienzugehörigkeit, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Angaben zum Zivilstand oder sexueller Ausrichtung sind komplett untersagt
• Ebenso sind Angaben über eventuelle Behinderungen nicht statthaft
• Nebenbeschäftigungen werden in einem Zeugnis nicht aufgeführt, auch wenn eine Bewilligung seitens des Arbeitgebers dazu vorlag
• Gesundheitliche Angaben wie Krankheiten oder Absenzen sowie Angaben über Schwangerschaft ist in einem Zeugnis nicht zulässig
• Straftaten dürfen nur genannt werden, wenn sie im Kontext des Arbeitsverhältnisses stehen (wie Bsp. Diebstahl im Unternehmen)
• Auch darf nicht genannt werden, wie der Arbeitnehmer angestellt wurde (Zuweisung von der Arbeitslosenkasse)
• Das Gehalt oder sonstige Zuwendungen innerhalb des Arbeitsverhältnisses dürfen in einem Zeugnis nicht erfasst werden
• Ein Wettbewerbsverbot hat in einem Arbeitszeugnis nichts verloren
• Abmahnungen werden nicht im Arbeitszeugnis aufgeführt, können aber einen Einfluss auf die Leistungsbeurteilung haben.

Diese Aufzählung ist nicht abschliessend, umfasst aber die wichtigsten und am häufigsten genannten Punkte. Sollten Sie bei einer Formulierung in ihrem Arbeitszeugnis unsicher sein, können Sie sich uns wenden. Wir beraten Sie gerne und überprüfen Ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis anhand der formalen und inhaltlichen Kriterien.

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Codierte Formulierungen

Je länger jemand in einer Unternehmung gearbeitet hat, umso einfacher wird es sein, auf zweideutige Formulierungen zu verzichten. Aus dem einfachen Grund, dass man den Mitarbeiter schon länger und vermutlich auch besser kennt.

Beispiele und Liste von codierten Arbeitszeugnissen

Die Formulierungen müssen klar sein und der Wahrheit entsprechen. Positive Bewertungen, die tatsächlich aber negativ sind, dürfen nicht verwendet werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• «Wir waren im Grossen und Ganzen zufrieden.»
• «Die Arbeit erfolgte zu unserer Zufriedenheit.»
• «Leistete seine Arbeit stets zu unserer Zufriedenheit.»
• «Hatte ein korrektes Verhalten.»

Dies sind Angaben, welche sich zwar zunächst positiv anhören, tatsächlich aber auf ungenügende Leistung und Verhalten hinweisen. Dies entspricht nicht der geforderten Transparenz. Es gibt aber auch negative Bewertungen, die bewusst verschleiert werden und positiv erscheinen. Diese sind zwar im Gegensatz zu den vorhergehenden positiven Bewertungen sogar teilweise erlaubt, führen aber nicht zur gewünschten Transparenz.

Codierungen als Notenskala

Er/sie erledigte die Aufgaben….

• … stets zur vollsten Zufriedenheit. = Note 6
• … zur vollsten Zufriedenheit. = Note 5.5
• … stets zur vollen Zufrieden. = Note 5
• … zur vollen Zufriedenheit. = Note 4.5
• … zur Zufriedenheit. = Note 4
• … im Grossen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. = Note 3.5
• … stets bemüht. = Note 1–2

Diese Art der Leistungsbewertung werden in modernen Zeugnissen nicht mehr verfasst und galten früher als klare Codierungen der Leistungen.

In neueren Arbeitszeugnissen lassen sich folgende Formulierungen als Notenskala finden (nicht abschliessend): Wir waren mit den Leistungen….

• … jederzeit sehr zufrieden = Note 6
• … sehr zufrieden = Note 5.5
• … stets zufrieden = Note 5
• …  zufrieden = Note 4.5
• … soweit zufrieden = Note 4

Beispiele negative Beurteilungen im Zeugnis?

Leider tappen Firmen immer wieder in die Falle, solche Floskeln und Ausdrücke zu verwenden. Die lassen Raum für Spekulationen und Interpretationen zu. Weitere Beispiele für Codierungen sind:

• «Herr Müller setzte sich für sein Arbeitsgebiet ein.»
• «Er achte auf eine stets pflichtbewusst und ordnungsgemäss Arbeitsweise.»
• «Er zeigte umfassendes Einfühlungsvermögen für die Belange der Gesellschaft.»
• «Frau Meier war mit grossem Interesse bei der Sache und setzte sich für die Erledigung der Arbeiten sehr ein.»
• «Wir lernten ihn als umgänglichen und sehr kontaktfreudigen Mitarbeiter kennen.»
• «Herr Müller achtete auf eine qualitative Erledigung seiner Arbeiten.»
• «Herr Tobler sah die Problemlösungsfindung als seine Herausforderung und ging diese mit Elan an.»
• «Eines der Stärken von Herrn Meier war, sich sehr für die Interessen anderer einzusetzen.»
• «Frau Noser setzte Prioritäten, hielt Termin ein und zeigte regelmässige Leistungen.»
• «Herrn Müller führte immer höflich und zuvorkommend.»
• «Auch dem üblichen Arbeitsaufwand war Herr Meier gewachsen.»
• «Dank der konstanten Arbeitsweise erfüllte er seine Aufgaben.»
• «Uns gefiel seine offene Art gegenüber der Unterstützung und war stets offen, neues umzusetzen.»

Alle diese Sätze hören sich erstmals gut an, aber die tragen alle eine geheime Botschaft:

Die Brückentechnik

Bei der Brückentechnik werden zuerst die positiven Aspekte erwähnt. Diese sollten der Wahrheit entsprechen und klar und eindeutig formuliert sein, um falsche Interpretationen zu verhindern. Im Anschluss können dann negative Punkte aufgeführt werden, welche mit relativierenden Formulierungen abgeschwächt werden. Dabei ist wichtig, dass eine Lösung für die vielleicht ungenügende, jedoch nur zurzeit bestehende Leistung eingebunden wird. Dies als «Brücke», um in Zukunft es besser zu machen und sich weiterzuentwickeln. In der Praxis sieht das folgendermassen aus:

• «Frau Meier war stets mit Interesse bei der Sache und war setzte sich für die Erledigung der Arbeiten sehr ein.»

Heisst: Dies entspricht einer Codierung und ist als ungenügende Leistung zu verstehen. Besser wäre in diesem Fall eine klare Aussage, wie:

• «Frau Meier konnte dank ihrer Erfahrungen in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung das Team erfolgreich unterstützen. Ihre Erfahrungen im Bereich Lagerbuchhaltung sind bisher nicht auf dem neusten Stand, dessen ist sich Frau Meier jedoch bewusst und strebt in diesem Bereich eine Weiterbildung an.»

Damit wird dem Grundsatz der Wahrheit entsprochen, jedoch wird gleichzeitig mit dem Hinweis auf eine Weiterbildung die Einschränkung relativiert.

Verschlüsselungstechniken als Codierung

Ein weiterer, wichtiger Punkt ist es, auf sogenannte Verschlüsselungstechniken zu achten. Die Arbeitgeber sind hier in einem Dilemma: Gemäss der Pflicht zur Wahrheit und des Wohlwollens sind Autoren von Zeugnissen unsicher, wie sie negative Aspekte formulieren sollen. Dann behelfen sie sich der Verschlüsselungstechniken. Diese können aber bei der weiteren Stellensuche zu einem grossen Hindernis werden und beim Leser des Zeugnisses zu Mutmassungen führen.

Leerstellen

Hier werden statt negativen gar keine Aussagen gemacht. Wenn Bsp. keine Angaben zum Verhalten gemacht werden, deutet dies auf Probleme mit dem Vorgesetzten oder Kollegen hin. Leerstellen können auch als qualifiziertes Schweigen betrachtet werden.

Reihenfolge

Dabei werden unwichtige vor wichtige Aufgaben gestellt. Dies kann darauf hindeuten, dass die Hauptaufgaben nicht gut ausgeführt wurden.

Widerspruch

Ein Zeugnis muss immer schlüssig sein und die Aussagen müssen zueinanderpassen. Wenn ein Mitarbeiter lediglich durchschnittliche Arbeit geleistet hat, aber bei der Schlussformel übersteigert gelobt wird, zeigt dies einen Widerspruch an.

Andeutungstechnik

Hierbei werden mit mehrdeutigen Formulierungen negative Eindrücke erzeugt. Diese nennt man auch Negationsmethode.

• «Er erzielte nicht unbedeutende Abschlüsse» heisst übersetzt nicht anders, als dass dem Mitarbeiter die Initiative oder der Eigenantrieb fehlte. Auch die Negierung.
• «Er war nicht unfreundlich.» zeigt eine starke Einschränkung.

Einschränkungstechnik

Die Einschränkungstechnik wird benutzt, um positive Eigenschaften des Mitarbeiters abzuschwächen.

• «Herr Müller war auf Fachmessen involviert und trat dort als Profi auf.» Intern war man aber offensichtlich anderer Meinung.

Knappheit

Ein vollständiges Zeugnis, welches sehr kurz ausfällt, fällt dem Leser sofort aus. Vor allem bei langjährigen Mitarbeitern zeigt dies, dass das Zeugnis als unwichtig erachtet wurde und keine Wertschätzung stattfand.

Selbstverständlichkeit

Hier wird einer Selbstverständlichkeit überproportional viel Platz eingeräumt. So sind IT-Kenntnisse bei einem Programmierer eigentlich als selbstverständlich anzusehen. Werden diese aber übermässig in den Fokus gerückt und andere Kenntnisse oder Eigenschaften übergangen, kann dies auf eine nicht erfolgreiche Arbeit hinweisen.

Schlussformel

Auch hier kann zwischen den Zeilen gelesen werden. Fehlt die Dankesformel oder Zukunftswünsche, so sind das Indizien, bei der das Zeugnis genauer geprüft werden sollte. Aber auch wie die Zukunftswünsche oder Dankesformel ausgedrückt werden, sagt viel über das Verhältnis zum Arbeitnehmer.

«Wir danken ihm für seine Mitarbeit und wünschen ihm alles Gute.» Dieser Satz sagt aus, dass die Firma froh ist, dass der Mitarbeiter endlich geht. Besser liest sich folgender Satz: «An dieser Stelle danken wir ihr herzlich für die engagierte und wertvolle Mitarbeit und wünschen ihr für ihre berufliche und private Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.» Wird noch ein Bedauern des Wegganges ausgedrückt, so wirkt sich dies im Zeugnis noch besser aus.

Fazit

Alle diese Punkte zeigen, dass ein Arbeitszeugnis nicht einfach ein Stück Papier ist, das man einem Bewerbungsschreiben beilegt. Der Leser eines Arbeitszeugnisses kann sehr viel mehr darin erkennen, als man gemeinhin annimmt. Und dies kann leider dazu führen, dass ein geeigneter Bewerber nicht berücksichtigt wird, weil das Zeugnis nicht korrekt abgefasst oder keine klare Aussage gemacht wurde. Da Personalverantwortliche rasch entscheiden, ob sie ein Zeugnis überhaupt komplett durchlesen, ist es umso wichtiger, dass ein Zeugnis korrekt abgefasst ist. Bei Unklarheiten oder dem Verdacht auf Codierungen sollte daher immer eine Fachperson zur Beurteilung beigezogen werden.

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